Synchronizácia údajov obchodných partnerov cez GDSN prebieha v piatich krokoch
Dodávateľ pripraví interné dáta a systém, ktorý zodpovedá štandardom GS1 (GTIN - identifikačné číslo obchodnej jednotky, GLN - identifikačné číslo lokácie, GPC - globálna klasifikácia produktov, atď.).
Dodávateľ uverejní presné a štandardizované údaje prostredníctvom jedného z certifikovaných GS1 katalógov.
Katalóg zaregistruje údaje o každej položke (alebo spoločnosti) v Globálnom registri GS1.
Maloobchodníci získavajú údaje z Globálneho registra GS1 o tovaroch a spoločnostiach prostredníctvom zvoleného certifikovaného katalógu. Získať informácie je možné na základe GTIN, GLN, GPC alebo cieľového trhu.
Katalógy zabezpečujú výmenu informácií medzi obchodnými partnermi, pričom každý účastník môže využívať vlastný katalóg. Ako náhle sa zmenia údaje o výrobkoch, dodávatelia okamžite odošlú aktualizované údaje do katalógu. Katalóg zabezpečí, aby všetci obchodníci v sieti GDSN, ktorí majú prístup k týmto informáciám, boli oboznámení o aktualizácií údajov prostredníctvom ich katalógu.